Nous sommes heureux de vous offrir la 59e édition de notre bulletin électronique mensuel «Trucs au cube» qui traite de trucs, de conseils et d'informations sur la gestion du temps, la gestion du stress et les communications interpersonnelles. Également, nous vous rappelons, à la fin de notre bulletin, les formations à venir au cours des prochaines semaines. Bonne lecture!

TRUCS AU CUBE - Bulletin Janvier 2012

L'agenda
Par Louise Manuri

Pour bien gérer votre temps et vos priorités, l’agenda est l’outil le plus important. Non seulement il vous aide à réaliser vos objectifs, mais il vous permet également de ne rien oublier en notant vos rendez-vous et vos réunions de même que les différentes informations relatives à votre travail et à votre vie personnelle.

Nous avons créé en 2012 un agenda en format PDF. Vous trouverez dans celui-ci les sept fiches suivantes : fiche d’objectifs organisationnels, fiche d’objectifs personnels, calendrier mensuel, fiche de planification mensuelle, agenda quotidien, plan d’action et fiche de communication. Pour recevoir ces sept fiches, cliquez ci-dessous à «abonnez-moi au bulletin électronique» en nous indiquant, dans le corps du courriel, que vous aimeriez recevoir ces sept fiches. Voici en quoi consiste chacune d'elles.

Fiches 1 et 2 : Les objectifs organisationnels et les objectifs personnels

Le début de l’année représente le moment idéal pour déterminer les objectifs que vous aimeriez atteindre au cours de la prochaine année.

Pour les objectifs organisationnels, énumérez d’abord vos responsabilités-clés dans votre travail et choisissez, parmi ces responsabilités-clés, dans lesquelles vous aimeriez atteindre des objectifs. À titre d’exemple, une de vos responsabilités-clés pourrait être «l’innovation» et votre objectif dans ce domaine pourrait être de «lancer un nouveau produit». Quant aux objectifs personnels, réfléchissez aux six aspects de la vie personnelle qui sont indiqués sur la fiche et décidez dans quels aspects vous aimeriez réaliser vos objectifs pour la prochaine année.

L’important ici est de ne pas cibler trop d’objectifs à la fois, sinon vous risquez de vous éparpiller. Ainsi, essayez de vous limiter à environ six objectifs pour l’ensemble de votre vie personnelle et professionnelle.

Fiches 3 et 4 : Le calendrier mensuel et la planification mensuelle

Le calendrier mensuel sert à inscrire les rendez-vous et les réunions prévus au cours du mois et d’évaluer le nombre d’heures dont vous disposez pour travailler sur vos objectifs et vos autres dossiers.

La fiche «planification mensuelle» sert à noter les objectifs et les autres dossiers sur lesquels vous travaillerez au cours du mois. Ainsi, avant le début du mois, allouez-vous une à deux heures pour planifier votre prochain mois.

Fiche 5 : L’agenda quotidien

L’agenda quotidien représente la planification de votre journée et comporte quatre sections :

«Les activités à accomplir», où sont notés les objectifs et les autres dossiers sur lesquels vous travaillerez aujourd’hui;
«L’agenda», où sont marqués les rendez-vous et les réunions de votre journée de même que le moment où vous travaillerez sur vos objectifs;
«Le suivi», où sont inscrits tous les documents ou toutes les informations que vous attendez des autres aujourd’hui pour accomplir un travail. Par exemple, admettons qu’un client vous a mentionné qu’il vous appellerait aujourd’hui pour donner suite à un dossier, vous aurez pris soin d’inscrire dans la section «Suivi» : «Attends appel du client X relatif à tel dossier»;
«Téléphones, courriels, télécopies», où sont consignées toutes les communications à effectuer aujourd’hui.

Ainsi, avant le commencement de la semaine, vous l’aurez rigoureusement planifiée en indiquant, pour chaque jour de la semaine, les objectifs et les autres dossiers sur lesquels vous travaillerez cette semaine-là. Cet exercice vous demandera de 30 à 60 minutes de votre temps. Il sera toutefois nécessaire, la veille de chaque journée, de réviser votre planification du lendemain pour voir s’il n’y a pas d’ajustements à faire. Cet exercice exigera de vous quotidiennement environ 10 à 15 minutes sur votre emploi du temps.

Fiche 6 : Le plan d’action pour atteindre un objectif

Cette fiche est nécessaire pour tout objectif ou pour tout projet qui nécessite pour sa réalisation un découpage en étapes. Par exemple, si vous étiez responsable de l’organisation du party de Noël, il est fort probable que vous ayez utilisé une telle fiche avec les étapes suivantes : décider de la date, trouver l’endroit, envoyer les invitations, etc. Cette fiche s’avère indispensable puisque, pour faire avancer le projet, vous devez reporter les étapes dans l’agenda quotidien (par exemple, décider de la date) et non le projet tout entier (par exemple, organiser le party de Noël).

Ainsi, la première chose à faire lorsque vous gérez un projet consiste à le diviser en étapes. La fiche «Plan d’action» vous aidera en ce sens.

Fiche 7 : La fiche de communication

Comme nous l’avons mentionné précédemment dans l’introduction de ce bulletin, un agenda vous aide non seulement à gérer vos objectifs de même que vos rendez-vous et vos réunions, mais il vous accompagne également dans la gestion des informations provenant des différentes personnes avec qui vous faites affaire. C’est l’utilité de la «Fiche de communication».

Par exemple, ouvrez une «Fiche de communication» au nom de toutes les personnes avec qui vous communiquez régulièrement. Cette fiche vous permettra de noter, au fur et à mesure, toutes les informations que vous aimeriez demander et donner à cette personne. Par conséquent, elle vous évitera de vous déranger continuellement l’un et l’autre toute la journée pour des questions non urgentes.

L’outil idéal pour conserver les feuilles de l’agenda, que vous aurez soigneusement photocopiées recto/verso, est une reliure à trois anneaux. Pour recevoir notre agenda annuel 2012 en format pdf, cliquez ci-dessous à «abonnez-moi au bulletin électronique», en nous indiquant, dans le corps du courriel, que vous aimeriez recevoir cet agenda. Il nous fera plaisir de vous le faire parvenir.

Sur ce, je vous souhaite une très belle année 2012 et au plaisir de vous retrouver au début février pour le prochain bulletin!

Citation du mois
«Inventons demain plutôt de nous soucier de ce qui est arrivé hier.» Steve Jobs

Prochaines sessions publiques de formation - Hiver 2012 *

Communiquer sans conflits
avec l'Analyse transactionnelle
Montréal: 1er mars 12
Québec: 28 février 12

Formation pour secrétaires et adjointes :
Seconder son patron : une priorité!
Montréal: 21 et 22 février 12
Québec: 14 et 15 février 12

Gérer son personnel avec succès
Montréal: 21 et 22 mars 12
Québec: 27 et 28 mars 12

La gestion des clients difficiles
Montréal: 20 mars 12
Québec: 29 mars 12

La gestion du temps et des priorités
Montréal: 16 février 12
Québec: 23 février 12

La gestion du stress
Montréal: 24 mai 12
Québec: 23 mai 12

La prise des notes rapide et intelligente
pour un compte rendu/procès-verbal efficace
Montréal: 27 février 12
Québec: 1er mars 12

Le service à la clientèle
Montréal: 7 février 12
Québec: 9 février 12

L'intelligence émotionnelle au travail
Montréal: 13 mars 12
Québec: 15 mars 12

* Ces formations peuvent également se donner en entreprise en plus de celles énumérées au lien suivant: accédez à notre liste de formations.

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